Integration von SAP und Microsoft: die wichtigsten Vorteile im Überblick

Integration von SAP und Microsoft als Treiber der digitalen Transformation

Als ERP-Rückgrat ist SAP die zentrale Plattform, auf der alle wertschöpfenden Prozesse zusammenlaufen – egal, ob noch eine ältere SAP ERP-Lösung oder schon S/4HANA im Einsatz ist. In dieser Funktion soll und muss das SAP-Backend ein Digitalisierungstreiber im Unternehmen sein. Denn wer die hier festgelegten Prozesse digital optimiert, kann die Effizienz sämtlicher Abläufe in der Supply Chain nachhaltig steigern.

Doch diese Modernisierung hat nur Aussicht auf Erfolg, wenn es gelingt, alte Silostrukturen aufzubrechen und zu überwinden. Ein Beispiel dafür sind die Microsoft- und SAP-Lösungen in Unternehmen. Viele setzen beide Ökosysteme ein, um Business-Prozesse abzubilden und zu steuern – allerdings bisher meist nur „nebeneinander“.

In einem digital denkenden Unternehmen sollten Prozesse aber Ende-zu-Ende gedacht und umgesetzt werden. Damit das auch IT-seitig funktioniert, muss die Integration genutzter SAP- und Microsoft-Technologien in Angriff genommen und müssen alle beteiligten Lösungen miteinander verzahnt werden. Erst dann stellen sich die Vorteile einer digitalisierten Arbeitsumgebung ein.

Nahtlose End-to-End-Unterstützung relevanter Business-Prozesse

Ein wesentlicher Vorteil der Integration von SAP und Microsoft ist die Möglichkeit, Business-Prozesse präziser und unkomplizierter abbilden und steuern zu können. Das gilt für interne als auch für externe, also Endkunden-relevante Abläufe. Hier ist die Integration unter Umständen sogar Basis neuer Produkte und Services.

Interne Prozesse

Oft nutzen Mitarbeiter Microsoft-Lösungen wie Teams oder Outlook als zentrale Arbeitsumgebung. Häufig machen sie hier schon von der Möglichkeit Gebrauch, Daten und/oder Funktionen aus Backend-Systemen wie SAP in die Benutzeroberflächen zu integrieren. Ein wesentlich größerer Vorteil ergibt sich allerdings, wenn Prozesse identifiziert werden können, die sich End to End automatisieren lassen, beispielsweise durch eine Kombination von Microsoft 365, Power Automate und SAP S/4HANA Cloud.

Dazu ein Beispiel: Eine E-Mail mit relevanten Daten und Inhalten für das SAP-System trifft in einem Exchange-Online-Postfach ein. Ohne Benutzerinteraktion lassen sich nun die relevanten Informationen via Power Automate extrahieren und automatisch in das betreffende SAP-Backend transferieren. Das spart Zeit, die in wertschöpfende Aufgaben investiert werden kann.

Externe Prozesse

Auch bei Prozessen mit externen Stakeholdern wie Kunden oder Dienstleistern eröffnet die Integration von SAP mit der Microsoft Cloud große Vorteile. So lassen sich beispielsweise über die Microsoft Power Platform Lösungen entwickeln, die relevante SAP-Daten mit einem auf den Endnutzer zugeschnittenen und intuitiven Interface verknüpfen. Das bedeutet im Ergebnis: neue, digitale Produkte und Services für den Kunden – und damit neue Umsatzmodelle.

Auch dazu ein Beispiel: Wer seinen Kunden ein entsprechendes Power Apps-Portal zur Verfügung stellt, gibt ihnen die Möglichkeit, genau einzusehen, bis wann ein Produkt geliefert wird. Statt zeitaufwendiger Kommunikation mit dem Dienstleister bekommt er die Informationen direkt online aus dem dahinterliegenden SAP-System.

Einsatz neuer Technologien

Gerade beim Betrieb von SAP in der Cloud steht Unternehmen eine Vielzahl an innovativen Cloud-Diensten zur Verfügung, die erst durch eine Integration ihr volles Potenzial entfalten. Werden SAP-Daten mit IoT- und KI-Services zu Komplettlösungen kombiniert, ergeben sich im Idealfall neue Erkenntnisse, die die Wertschöpfung eines Unternehmens optimieren und Abläufe effizienter gestalten.

Das funktioniert aber nur, wenn zwischen Erhebung, Auswertung und dem Umsetzen der Erkenntnisse keine Brüche entstehen. Der Einsatz muss also in einer integrierten Umgebung stattfinden, in der alle beteiligten Systeme direkt miteinander kommunizieren und ineinandergreifen.

Rohdaten etwa, die im Shopfloor via Sensor erhoben werden, bringen erst dann einen Vorteil, wenn sie beispielsweise mithilfe der SAP Business Technology Platform (BTP) zusammengefasst und (vor)verarbeitet werden. Anschließend kommt möglicherweise Microsoft Power BI oder Azure Synapse Analytics zum Einsatz. So werden aus Informationen Erkenntnisse, die sich im Anschluss wieder zurück ins SAP-System spielen lassen – für effizienzsteigernde Maßnahmen mit direkter Auswirkung auf die betroffenen Geschäftsprozesse.

Employee Empowerment durch freie Tool-Auswahl

Ein oft unterschätzter Faktor im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit ist die einfache Abwicklung interner Prozesse in SAP, die nicht direkt das Geschäft mit dem Kunden betreffen. Wer seinen Mitarbeitern an dieser Stelle erlaubt, mit der Benutzeroberfläche zu arbeiten, auf der sich der User auskennt und wohlfühlt, sorgt für eine zufriedene Belegschaft und stellt sicher, dass weniger Zeit für die Bedienung interner Prozesse aufgewendet werden muss.

Wer beispielsweise für seine Reisekostenabrechnung ein SAP-System verwendet, muss zunächst oft einige Hürden nehmen, etwa die Aktivierung eines VPN, die Einarbeitung in den Prozess und die Identifikation der richtigen Stammdaten. Viele Kollegen arbeiten äußerst selten direkt in der nativen SAP-Benutzeroberfläche und müssen sich daher jedes Mal erneut zurechtfinden. Dauert das zu lange, ist das VPN aufgrund eines Time-outs eventuell schon wieder unterbrochen und der Prozess muss komplett neu gestartet werden. So stellt sich schnell Frustration ein.

Ist stattdessen das SAP-Backend in das gewohnte Microsoft-Frontend – und damit in die sowieso geöffnete Anwendung – integriert, kann der Mitarbeiter die Abrechnung bequem über Teams regeln, oder er nutzt einen im Intranet integrierten Chat-Bot, der mit Power Virtual Agents als Teil der Microsoft Power Platform entwickelt wurde und ihn durch die benötigten Schritte führt. Das alles funktioniert dann ohne einen Extra-Login im SAP-System – und spart Zeit und Nerven.

Nutzen Sie die Vorteile einer Integration von SAP und Microsoft

Die oben genannten Vorteile geben nur einen ersten kurzen Eindruck davon, wie die Integration der Technologie-Welten von SAP und Microsoft mehr Effizienz, Flexibilität und Innovation in komplexe Unternehmensprozesse bringt. Es gibt noch unzählige weitere Beispiele, die illustrieren, wie diese Verknüpfung eine erfolgreiche digitale Transformation auf allen Unternehmensebenen vorantreibt. Wie genau Sie in Ihrem Unternehmen dieses Potenzial ausschöpfen können, erklären wir Ihnen gerne. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit unseren Experten auf.