Wer mit Unterstützung digitaler Technologie Prozesse automatisiert, steigert ihre Effizienz. Ein anschauliches Beispiel dafür ist Robotic Process Automation (RPA). Dabei werden keine physischen Roboter eingesetzt, sondern Software, die in Form von Bots automatisch redundante, zeitaufwendige Eingaben über Benutzerschnittstellen vornimmt. Das entlastet die Mitarbeiter – und gibt ihnen Zeit für wertschöpfendere Aufgaben.
Welche Anwendungsbereiche gibt es für Robotic Process Automation?
Um geeignete RPA-Anwendungsbereiche zu identifizieren, reicht eine simple Frage: „Welche sind die langweiligsten von Mitarbeitern ausgeführten Prozesse?“ Grundsätzlich eignet sich Robotic Process Automation als Technologie für alle Prozesse, die hochgradig manuell, wiederkehrend und regelbasiert sind, zudem sollten sie möglichst wenige, klar definierte Ausnahmen von der Norm aufweisen. Dabei kann es um das Ausfüllen von Formularen, das Ablegen und Verschieben von Dokumenten oder um andere administrative Aufgaben gehen. Einige Bereiche, bei denen RPA effektiv eingesetzt wird, sind beispielsweise:
IT-Systemmanagement
Mit Robotic Process Automation lassen sich substanzielle und zeitintensive Vorgänge wie das User- oder Transport-Management im ERP-System, Systemkopien oder ein umfassendes Masterdatenmanagement schnell und zuverlässig erledigen. Das gibt der IT die Möglichkeit, sich verstärkt mit Aufgaben zu befassen, die einen geschäftlichen Mehrwert erzeugen.
Finance und Buchhaltung
Automatisch erstellte Berichte über Transaktionen, Rechnungen und Budgets sparen Zeit und schaffen Transparenz. Gerade im Zusammenhang mit Quartals- und Monatsabschlüssen sind sie so eine wertvolle und einfach verfügbare Hilfe – und geben den Kollegen mehr Freiraum für wertschöpfendere Aufgaben.
Human Resources
Von einer automatisierten Zeiterfassung über einen Employee-Self Service beim Ausfüllen von Formularen bis hin zum vollautomatischen Onboarding-Prozess – RPA steigert die Effizienz der einzelnen Abläufe und vereinfacht das tägliche Arbeitsleben aller Mitarbeiter.
RPA-Vorteile – welchen Nutzen bietet Robotic Process Automation?
Neben der Übernahme zeitraubender Prozesse sind die wesentlichen Vorteile von Robotic Process Automation Lösungen vor allem technologischer Art:
Schnelle Implementierung
RPA-Software ist vergleichsweise einfach programmiert und bewegt sich oft im Low-Code-Bereich. Deswegen kann sie sehr schnell eingesetzt werden und spielt ihre Effizienzvorteile zeitnah aus.
Einfache Skalierbarkeit
Ist der Standardprozesse einmal abgebildet, lassen sich definierte Automatisierungsabläufe ganz simpel per Knopfdruck skalieren und erweitern.
Kein Eingriff in das Backend
RPA-Roboter imitieren menschliche Interaktionen auf der Ebene der Benutzeroberfläche und brauchen keine Schnittstellen für einen Zugriff auf die zugrunde liegenden Systeme.
Zuverlässigkeit
Bots machen keine Leichtsinnsfehler. Man muss einer RPA-Software nur einmal zeigen, wie, wann und wie oft sie einen Vorgang ausführen soll – danach tut sie das zuverlässig und fehlerfrei.
Verfügbarkeit
Urlaub und regionale Feiertage spielen beim Einsatz von Robotic Process Automation ebenfalls keine Rolle. Die automatisierten Abläufe werden rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr ausgeführt.
RPA-Herausforderungen – was ist vor der Einführung von Robotic Process Automation zu beachten?
Durch die einfache technische Implementierung von Robotic Process Automation liegen die größten RPA-Herausforderungen weniger in der Umsetzung, sondern vielmehr in deren Vorbereitung, nicht zuletzt in Verbindung mit dem Industrial Internet of Things (IIoT). Nur wer seine Prozesse genau kennt, kann hier und in allen anderen Unternehmensbereichen das maximale Potenzial von RPA ausschöpfen. Mit folgenden Fragen sollten sich Verantwortliche in diesem Zusammenhang auseinandersetzen:
Habe ich einen lückenlosen und vollständigen Überblick über alle relevanten Geschäftsprozesse?
Nur wer alle seine Abläufe kennt, kann sie auch verbessern. Am Anfang eines jeden RPA-Projekts steht deshalb immer eine umfassende Analyse und Bewertung des Status quo. Gerade der Dialog mit externen Dienstleistern und Partnern, die eine frische Sicht auf die Dinge mitbringen, gibt hier oft innovative und zielführende Impulse.
Welche RPA-Lösungen eignen sich am besten für meine Anforderungen?
Von Microsoft Power Automate über SAP IRPA – das Angebot an RPA-Lösungen ist groß, doch nicht alle eignen sich in gleichem Maße für bestimmte Aufgaben. Ein erfahrener IT-Dienstleister sorgt hier für Übersicht und unterstützt mit seiner Expertise.
Wie organisiere ich Service, Support und Weiterentwicklung meiner RPA-Landschaft?
Fällt ein Prozess aus oder wünschen sich die Anwender kleinere Anpassungen, dann ist zu klären, wer sich darum kümmert. Das können Spezialisten aus der eigenen IT-Abteilung mit entsprechendem Knowhow sein oder auch ein externer Dienstleister, der Application Management Services rund um RPA anbietet. Vorteil beim Hinzuziehen eines schlagkräftigen Partners: Das interne Team hat mehr Freiraum für den weiteren Ausbau der RPA-Landschaft.
Robotic Process Automation – Beispiele
Prozessautomatisierung zur Abwicklung wiederkehrender und zeitaufwendiger Geschäftsprozesse eignet sich für viele verschiedene Bereiche innerhalb eines Unternehmens. Hier zwei Beispiele für Robotic Process Automation:
Monitoring und Update des ERP-Systems
Wer kritische Transaktionen in seinem ERP-System nicht täglich überprüft, riskiert fatale Fehlentscheidungen aufgrund inkorrekter oder unzureichender Daten. Täglich manuell zu checken, ob und warum es Fehlermeldungen oder Jobabbrüche gibt, bedeutet einen hohen finanziellen und operativen Aufwand. RPA-Software erledigt diese Aufgabe automatisch, schnell und verlässlich – rund um die Uhr und sieben Tage in der Woche.
Lizenz-Management
Ein transparenter Überblick der im Unternehmen verwendeten Softwarelizenzen ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch der Sicherheit. Wer RPA-Services für die Automatisierung des Joiner-Mover-Leaver-Prozesses (JML) nutzt, spart Zeit und reduziert die Wahrscheinlichkeit eines menschlichen Irrtums mit teilweise gravierenden juristischen und finanziellen Folgen.
Application Management Services für RPA
Mit dem Siegeszug, den RPA derzeit in vielen Unternehmen erlebt, steigt auch der Bedarf an Service und Support. Zwar sind die Bots in der Regel sehr stabil und wenig fehleranfällig – dennoch ist es wichtig, auf Incidents sowie Change- und Service Requests vorbereitet zu sein, um im Fall der Fälle schnell und professionell reagieren zu können.
Dafür haben wir unser bewährtes AMS-Knowhow mit unserer RPA-Expertise verknüpft. Über Application Management Services (AMS) für RPA erhalten Unternehmen Service und Support genau nach ihrem benötigten Service-Level, mit definierten Antwortzeiten, professionellem Tickethandling – und das stets aktuelle Knowhow von ausgewiesenen RPA-Experten. Die eigenen Mitarbeiter können sich unterdessen um die strategische Weiterentwicklung der RPA-Lösungen kümmern.
Unser Angebot umfasst unter anderem:
- Application Support nach den Maßstäben eines Professionellen IT Service Managements
- Kurze Reaktionszeiten, definierte SLAs und effiziente Service-Modelle
- System Monitoring und Healthchecks
- Incident Management und Service Request Management
- Kurzfristige Systemanpassungen
- Beratung und Umsetzungsunterstützung beim Ausbau der RPA-Landschaft
Warum ist Syntax bei Robotic Process Automation die erste Wahl?
IRPA oder Power Automate – der Erfolg von Robotic Process Automation ist keine Frage der bloßen technischen Umsetzung oder einer speziellen Lösung. Am Anfang eines jeden RPA-Projekts muss immer eine akribische Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse stehen. Nur wer diese Abläufe und die branchenspezifischen Anforderungen von Unternehmen genau kennt, kann sie als starker Partner dabei unterstützen, das Verbesserungspotenzial roboterbasierter Lösungen in vollem Umfang zu nutzen – beispielsweise im Rahmen einer digitalen Fabrik. Wir von Syntax haben dieses Verständnis über viele Jahre und in zahlreichen Projekten mit Unternehmen verschiedener Größen und Branchen entwickelt. Zusammen mit Fachabteilungen und IT identifizieren, konzipieren und implementieren wir individuelle RPA-Services. Egal, ob es darum geht, komplett neue Prozesse einzuführen, bestehende Abläufe zu verbessern, bereits automatisierte Prozesse zu überwachen oder eine bestehende RPA-Lösung zu warten – wir kennen die Vorteile der Technologie und bringen sie optimal zum Tragen.
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FAQ: RPA einfach erklärt
Was ist Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA), zu Deutsch „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“ hat nichts mit physischen Robotern zu tun. Laut Definition beschreibt die Technologie den Einsatz einer Bot-Software, die Aktionen und Befehle menschlicher Endanwender über das entsprechende Benutzerinterface in einem System nachahmt. Dabei handelt es sich vor allem um hochgradig manuelle, zeitintensive und immer wiederkehrende Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen oder das Verschieben und Ablegen von Dokumenten. Die Programmierung der RPA-Roboter basiert zu großen Teilen auf Low-Code oder No-Code und sorgt dafür, dass Mitarbeiter mehr Zeit für kreative, wertschöpfende Aufgaben haben. Da diese Logiken vergleichsweise einfacher abzubilden sind, sind die unkomplizierte Implementierung und die einfache Skalierbarkeit die beiden größten RPA-Vorteile.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und regulärer Automatisierung?
Der Hauptunterschied zur (“Standard”-)Automatisierung liegt darin, dass RPA nicht-invasiv ist. Das bedeutet, dass die eingesetzten RPA-Roboter bei der automatischen Ausführung nur auf der Ebene der Benutzeroberfläche agieren und keinen Zugriff auf Schnittstellen zum zugrunde liegenden System benötigen. Entsprechend müssen keine zeit- und kostenintensiven Veränderungen der betriebenen IT-Infrastruktur vorgenommen werden – der „Roboter“ ist für das System gleichbedeutend mit einem menschlichen User. Das unterscheidet RPA von klassischen Automatisierungsansätzen, bei denen verschiedene, sonst nebeneinander arbeitende Systeme angepasst werden müssen, damit Prozesse verschiedener Systeme problemlos ineinandergreifen.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und künstlicher Intelligenz?
Man kann sich die Bots einer RPA-Lösung wie eine Hand vorstellen, die vorgegebene Prozesse automatisch, fehlerfrei und zuverlässig ausführen kann. Kommt es jedoch zu Abweichungen von der vorbestimmten Norm oder treten unvorhergesehene Fehler auf, bricht der Bot die Aktion ab. Bei künstlicher Intelligenz kann ein Algorithmus durch die Verarbeitung großer Datenmengen auf Dauer dazulernen und so unter Umständen selbstständig Lösungen finden. Damit ist KI das Gehirn, das der Hand im Zweifelsfall sagen kann, wie sie auf Normabweichungen reagieren soll.